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Management

Immer schön sauber bleiben

Abgasmanipulation, Steuerhinterziehung, Bestechung, Preisabsprachen, Korruption oder Bilanzmanipulationen im großen Stil: Seit Jahren sorgen Unternehmen, Banken und Organisationen wie die Fifa für Skandale. Wie kann man solche unsauberen Geschäfte vermeiden? Wie gelingt es, dass sich jeder Mitarbeiter eines Unternehmens – vom Auszubildenden bis zum Vorstand – an die gesetzlichen und vertraglichen Spielregeln hält? Ein effizientes Compliance-System hilft, solche Regelverstöße zu vermeiden. Unternehmen sollten Compliance nicht nur als lästige Pflichtübung verstehen, sondern als effektive Strategie gegen Betrug und Manipulation. Compliance-Management ist übrigens nicht nur etwas für Konzerne.

1 WO­RUM GE­HT‘S?

Der Be­griff Com­pliance stammt ur­sprünglich aus der Medizin und bezie­ht sich auf die Bere­itschaft eines Pa­tien­ten, den Anord­nun­gen seines Arztes Folge zu leis­ten. Nach zahl­reichen Skan­dalen über­nah­men ihn Ende der 1980er Jahre amerikanische Fi­nanz­di­en­stleis­ter. Sie verpflichteten sich da­mals, Sys­teme und un­terneh­mens­in­terne Mech­anis­men zu im­ple­men­tieren, die sich­er­stellen soll­ten, dass sich jed­er Mi­tar­beit­er an die rechtlichen Rah­menbe­din­gun­gen hält. Das be­traf insbe­son­dere die The­men Geld­wäsche, Ko­r­rup­tion und In­sider­han­del. Mittler­weile um­fasst das The­ma Com­pliance deut­lich mehr als Rechtsvorschriften und Regelun­gen für Banken; es bein­hal­tet auch Prozess­risiken und Risiken im Um­gang mit Kun­den.

Tipp: Es ge­ht um mehr als rein ge­setzeskon­formes Han­deln. Com­pliance be­deutet auch, dass man Kollek­tivverträge wie Tar­ifverträge oder Be­triebsvere­in­barun­gen ein­hält und un­terneh­mens­in­terne Richtlinien um­set­zt.

2 CHEFS ALS VOR­BILD

Die Che­fe­tage und Führungskräfte geben die Rich­tung im Un­terneh­men vor. Sie soll­ten den An­s­toß geben für ein un­terneh­mensspez­i­fisch­es Com­pliance-Sys­tem. Werte, Regeln, Vorschriften müssen be­darfs­gerecht definiert und ent­sprechende Prozesse ein­gerichtet wer­den. Chefs und Führungskräfte soll­ten als Vor­bilder agieren, damit die Regelun­gen nicht nur auf dem Pa­pi­er ste­hen, son­dern auch gelebt wer­den. Je weniger, un­k­lar­er oder gar wider­sprüch­lich­er sich die Führungskräfte zu Com­pliance äußern, des­to sch­w­er­er wird es, die notwendige Akzep­tanz bei den Mi­tar­beit­ern zu er­reichen.

Tipp: Ein Com­pliance-Sys­tem, das nur auf dem Pa­pi­er ex­istiert, aber nicht gelebt wird, ver­liert so­gar seine Rechtswirkung. Das hat das Bun­de­sar­beits­gericht in einem Prozess entschie­den (Az: 2 AZR 694/11). Hi­er ging es um eine Kündi­gung we­gen Ko­r­rup­tionsver­dacht. Weil der Mi­tar­beit­er aber nach­weisen kon­nte, dass trotz Com­pliance-Regeln eine „Ei­gen­bel­e­gausstel­lung“ durchaus üblich im Un­terneh­men war, wurde die Kündi­gung für un­wirk­sam erk­lärt.

3 UN­TERNEH­MEN­SKUL­TUR PRÄGT

Un­terneh­men kön­nen sich nicht allein auf Com­pliance Ma­n­ag­er oder Abteilun­gen ver­lassen, die ei­nen Ver­hal­ten­s­codex auf­stellen und es dann dabei be­lassen. Com­pliance muss im ge­samten Un­terneh­men ver­s­tan­den und prak­tiziert wer­den, insbe­son­dere in wichti­gen Geschäfts­bereichen. Der Ver­trieb darf Com­pliance-Regeln nicht umge­hen, nur um ei­nen Auf­trag an Land zu zie­hen. Bestechungs­gelder im Einkauf sind eben­so tabu wie die Her­ab­set­zung von Pro­duk­tions­s­tan­dards, um Kosten zu sparen. Und auch die Fi­nan­z­abteilun­gen kön­nen es sich nicht leis­ten, Com­pliance-Vorschriften zu mis­sacht­en, um sch­lechte Geschäft­sergeb­nisse zu ver­tuschen.

Tipp: Es muss eine Com­pliance-Kul­tur geschaf­fen wer­den. Neben der bere­its er­wäh­n­ten guten Führungskul­tur, in der pos­i­tive Ver­hal­tens­muster vorgelebt und einge­fordert wer­den, ist auch eine of­fene und faire Feed­back-Kul­tur zwischen Mi­tar­beit­ern und Führungskräften nötig. Ziele der Com­pliance-Kul­tur sind Trans­parenz und In­tegrität im Ar­beit­sall­t­ag.

4 REGELN UND ETHIKKODEX

Die Ein­führung eines zen­tralen Ethikkodex­es mit ent­sprechen­den Regelun­gen und Ver­hal­ten­san­forderun­gen ist von zen­traler Be­deu­tung. Jedes Un­terneh­men muss selbst entschei­den, welche Regeln und Werte bin­dend sind. Das Com­pliance-Regel­w­erk hat un­terneh­men­sweit Gültigkeit und wird auch zum Be­s­tandteil des Ar­beitsver­trages.

Tipp: Bevor das Com­pliance-Regel­w­erk ver­fasst wird, macht es Sinn, eine ge­naue Risiko­a­nal­yse im Un­terneh­men durchzuführen. Es soll­ten alle Un­terneh­mens­bereiche ein­be­zo­gen wer­den.

5 WHISTLE­BLOW­ING

Mi­tar­beit­er sind meist die beste In­for­ma­tion­squelle, um Com­pliance-Risiken frühzeitig aufzudeck­en. Doch die Hemm­sch­wellen für die so­ge­nan­n­ten Whistle­blow­er sind ziem­lich hoch. Oft gel­ten sie als Nestbesch­mutz­er oder De­nunzian­ten und setzen damit ihre ei­gene Kar­riere aufs Spiel. Wer es mit Com­pliance ernst meint, muss den Mi­tar­beit­ern die Möglichkeit geben, ihre Hin­weise (anonym) einzureichen. Das kann ein Brie­fkas­ten sein, eine Tele­fon-Hot­line, ein in­tern­er oder ex­tern­er Om­buds­mann wie z.B. ein ex­tern­er Recht­san­walt. Auch Zulief­er­er des Un­terneh­mens soll­ten die­s­es Hin­weis­ge­ber­sys­tem nutzen kön­nen.

Tipp: Wichtig ist, dass der Dia­log mit der un­terneh­mens­seiti­gen In­s­tanz geschützt und gegebe­nen­falls anonym bleibt. Welche neg­a­tiv­en Fol­gen eine un­zureichende Feh­ler- und Aufdeck­kul­tur haben kann, zeigt das Beispiel VW. Dort hat­ten mehrere Mi­tar­beit­er frühzeitig Alarm gesch­la­gen, wur­den aber nicht ge­hört oder vorzeitig mund­tot ge­macht.

6 BE­WUSST­SEIN SCHÄR­FEN

Das The­ma Com­pliance sollte regelmäßig the­ma­tisiert wer­den. Die Qual­ität der Kom­mu­nika­tion ist dabei ganz wichtig. Viel­fach beste­hen Com­pliance-Train­ings aus On­line-Schu­lun­gen und elek­tronischen Tu­to­rials. Ob diese Schu­lun­gen nach­haltig wirken, ist fraglich. Bei die­sen Meth­o­d­en wer­den die Mi­tar­beit­er zu rei­nen Kon­su­men­ten. Schu­lungs- und In­for­ma­tion­sprozesse mit Dialog­möglichkeit­en wie z.B. Team-Work­shops haben größere Lern­ef­fekte, rat­en Ex­perten.

Tipp: Die „Teach-back“-Meth­ode eignet sich gut für Com­pliance-Train­ings: Führungskräfte oder Mi­tar­beit­er bereit­en die In­halte selb­st­ständig vor und präsen­tieren sie den Kol­le­gen. Durch die Auf­bere­i­tung und Wied­er­gabe des Wis­sens wer­den die In­for­ma­tio­nen nach­haltig ge­speichert.

7 FAKE CEO

Das The­ma IT-Com­pliance gewin­nt zuneh­mend an Be­deu­tung. Dazu ge­hört, dass Un­terneh­men mit ent­sprechen­der Soft­ware, Viren­s­can­n­ern etc. tech­nisch auf der Höhe sind. Aber auch die Mi­tar­beit­er müssen sen­si­bil­isiert wer­den für mod­erne Be­trugs­maschen und Ausspäh­meth­o­d­en (so­ge­nan­ntes So­cial En­gi­neer­ing). Seit An­fang des Jahres kur­siert eine Be­trugs­masche, die in Wellen im­mer wied­er auf­poppt. Das Bun­deskrim­i­nalamt und das Bun­de­samt für Sicher­heit in der In­for­ma­tion­stech­nik war­nen vor so­ge­nan­n­ten CEO-Fraud (Fraud en­gl.: Be­trug). Hier­bei wer­den Entschei­dungsträger in Un­terneh­men mit­tels E-Mails so ma­nip­uliert, dass sie vermeintlich im Auf­trag der Geschäfts­führung größere Geld­be­träge über­weisen, die auf diese Weise auf den Kon­ten der Be­trüger lan­den. Die Be­trüger nutzen öf­fentlich zugängliche In­for­ma­tion­squellen (z. B. Web­seit­en des Un­terneh­mens, Dat­en aus On­line-Job­por­tal­en und sozialen Net­zw­erken).

Tipp: Ge­gen diese Be­trugs­masche helfen nur aufmerk­same Mi­tar­beit­er. Sie soll­ten regemäßig geschult und für de­rartige IT-Ge­fahren sen­si­bil­isiert wer­den. Das Vier­au­gen­prinzip im Be­trieb ver­hin­dert zu­dem, dass nicht eine Per­son alleine über große Sum­men ver­fü­gen kann.

8 SIN­N­VOLL KON­TROL­LIEREN

Ein Com­pliance-Sys­tem ist nur dann ef­fizient, wenn es auch ent­sprechende Kon­trollen vor­sie­ht und Ver­stöße sank­tioniert. Die Kon­trol­lver­fahren müssen trans­par­ent, ver­ständlich und angemessen sein. Sonst wird es kon­trapro­duk­tiv, weil die Mi­tar­beit­er nicht die Com­pliance-Regeln ak­tiv leben, son­dern vor allem da­rauf acht­en, nicht in die Falle des Kon­troll­sys­tems zu tap­pen.

Tipp: Das Com­pliance-Ma­n­age­ment muss über den nöti­gen Durch­griff im Un­terneh­men ver­fü­gen, um Ver­stöße ge­gen Ge­setze oder die Com­pliance-Richtlinien un­ter­suchen zu kön­nen, Feh­lver­hal­ten zu un­terbin­den und Sank­tio­nen auszus­prechen. An­son­sten ist die Com­pliance-Or­gan­i­sa­tion ein zahn­los­er Tiger.

9 AM BALL BLEIBEN

Ge­setze und Vorschriften än­dern sich stetig. Ver­bände, Kam­mern und Fa­chor­gan­i­sa­tio­nen in­for­mieren regelmäßig über solche Än­derun­gen. Auf­gabe des Com­pliance-Ma­n­age­ments ist es, die in­haltlichen Regelun­gen, Prozesse und Kon­trollmech­anis­men kont­inuier­lich und sch­nell an die verän­derten Gegeben­heit­en anzu­passen. Auch neue The­men wie Tax-Com­pliance müssen aufgenom­men wer­den.

Tipp: Das ei­gentliche Ziel von Com­pliance ist die Vermei­dung von Haf­tungs­fällen oder Scha­denser­satzk­la­gen, die durch die Mis­sach­tung ge­set­zlich­er oder ethisch­er Stan­dards ent­ste­hen kön­nen. Das kann viel Geld kosten und großen Im­agescha­den an­richt­en. Vermei­den Sie dies durch aktuelle Com­pliance-Regelun­gen.

10 PRÄSENTE FÜR DIE TOM­BO­LA

Das berüchtigte gol­d­ene Arm­band, das dem ehe­ma­li­gen An­la­gen­bau-Chef Jens Weg­mann den Job gekostet hat, lan­dete nicht in der Tom­bo­la bei ThyssenKrupp. Zweifel­hafte Geschenke, die Führungskräfte von Geschäfts­part­n­ern er­hal­ten, ver­lost der Konz­ern beim „Cor­po­rate Head­quar­ters Day“ an die Mi­tar­beit­er. Der Er­lös wird ge­spen­det. Mit dies­er Ak­tion sollen die Mi­tar­beit­er für den Um­gang mit Präsen­ten im Geschäft­sleben sen­si­bil­isiert wer­den. Der Konz­ern, der mit einem „Schie­nenkartel­l“ vor Jahren in den Sch­lagzeilen stand, hat seit­dem eine große Com­pliance-Abteilung neu aufge­baut.

Tipp: In vielen Un­terneh­men gibt es heute Richtlinien zum Um­gang mit Geschenken. Die Mess­latte reicht von der höflichen Ableh­nung bis zur Ablie­fer­ung der Geschenke bei der Geschäfts­führung oder Com­pliance-Abteilung. Strafrechtlich kann die An­nahme eines Geschenks als Ko­r­rup­tion oder Un­treue gew­ertet wer­den.

Clau­dia Sch­nei­der | re­dak­tion@nied­er­rhein-ma­n­ag­er.de

Ausgabe 07/2017